Hoe samenwerking leidt tot toekomstbestendige dienstverlening

Een duidelijke ambitie: dienstverlening organiseren rond de inwoner

Voor Gemeente Hoeksche Waard begon alles met één centrale vraag: hoe zetten we de inwoner centraal?

Monica, Adviseur Dienstverlening, verwoordt het treffend:

“Het bijhouden van de basisregistratie is een wettelijke taak van ons allemaal, maar daaromheen leven veel meer vragen: hoe brengen we dit het beste bij onze inwoners?”

De gemeente zocht daarom geen systeem dat alleen de basisregistratie ondersteunt, maar een oplossing die ruimte biedt voor innovatie, flexibiliteit en een optimale gebruikerservaring. Voor inwoners én medewerkers.

Het gedachtegoed van Common Ground speelde daarin een belangrijke rol. Nieuwe technologie werd niet benaderd als doel op zich, maar steeds vanuit de vraag wat het concreet toevoegt aan de dienstverlening.

De keuze voor vrijBRP: visie én lef

Toen bestaande contracten afliepen, koos de gemeente niet automatisch voor een traditionele leverancier. Naast een betrouwbare basisregistratie zochten ze een partij die hun visie op openheid, modulariteit en samenwerking deelde.

Die klik werd gevonden bij vrijBRP. Volgens Mike, initiatiefnemer van vrijBRP en commercieel directeur van Shift2, waren gemeenten destijds nog zoekende naar hoe Common Ground concreet toegepast kon worden. Hoeksche Waard was één van de eersten die daadwerkelijk zei: we gaan deze route inzetten.

Tijdens de selectie bleek dat niet iedere partij scherp kon uitleggen hoe hun oplossing daadwerkelijk zou bijdragen aan betere dienstverlening. Dat verschil gaf richting aan de uiteindelijke keuze. De gedeelde principes — open source, component-based werken en ecosysteemdenken — zorgden voor vertrouwen.

Implementatie: kort en intensief, met aandacht voor mensen

Met de keuze gemaakt, volgde een implementatiefase die volgens de gemeente “kort en hevig” was. De overstap vroeg niet alleen technische aanpassingen, maar vooral begeleiding van medewerkers.

“Je wilt je medewerkers niet met klotsende oksels aan de balie laten staan.”

Daarom was er veel aanwezigheid op de werkvloer. Vragen werden direct opgepakt, successen gevierd en er was ruimte voor weerstand. Die menselijke benadering bleek cruciaal om de overgang soepel te laten verlopen.

Shift2 speelde als implementatiepartner een belangrijke rol in het tempo en de wendbaarheid van het traject. Door korte lijnen en snelle afstemming konden stappen snel worden gezet.

Tegelijkertijd werd duidelijk dat verandering tijd vraagt. Medewerkers moeten kunnen oefenen in een testomgeving en daar ook daadwerkelijk tijd voor krijgen. Oude werkwijzen, zoals het buiten het systeem aanpassen van documenten omdat “dat altijd zo ging”, moesten bewust worden losgelaten om proceskwaliteit te verbeteren.

Het belangrijkste resultaat bleef echter extern zichtbaar — of eigenlijk: onzichtbaar.

“Vanuit de inwoner is geen enkele gekke vraag gekomen. Dat is het beste compliment dat je kunt krijgen.”

De rol van Yard: slimme formulieren, slim gekoppeld

Yard verzorgde al de formulierenomgeving op andere productgroepen. De volgende stap was: koppelen met vrijBRP.

Die koppeling werd gerealiseerd op basis van open standaarden en is inmiddels geschikt voor hergebruik door andere gemeenten en leveranciers. Binnen de formulierenomgeving is één centrale plek ingericht voor meerdere vakapplicaties. Via de ZGW-API wordt veilig gekoppeld, inclusief automatische controles zoals leeftijdschecks. Dat verhoogt zowel de efficiëntie als de kwaliteit van de verwerking.

Volgens Mike laat deze samenwerking precies zien hoe Common Ground bedoeld is:

“Keuzevrijheid, openheid en samenwerking zonder afhankelijkheid.”

Wat deze samenwerking uniek maakt

Dit project is méér dan een technische implementatie. Het laat zien wat er mogelijk is wanneer een gemeente durft te kiezen voor:

• open standaarden
• collectieve ontwikkeling
• ecosysteem-denken
• ruimte voor innovatie

De dienstverlening is gedurende het hele traject blijven doorgaan — een belangrijke bevestiging dat het Common Ground-gedachtegoed ook binnen een complexe BRP-keten werkt in de praktijk.

De opbrengsten tot nu toe

De resultaten zijn concreet:

✔ Slimme formulieren met automatische controles
✔ Veilig, efficiënt en toekomstbestendig BRP-proces
✔ Minder foutgevoelige verwerking
✔ Betere basis voor digitale zelfservice
✔ Een deelbare koppeling waar andere gemeenten op kunnen aansluiten

Zoals Monica het mooi samenvat:

“Als inwoner merk je er niets van de implementatie en dat is misschien wel de grootste winst.”

Vooruitkijken: naar een proactieve overheid

De gezamenlijke ambitie reikt verder dan optimalisatie. Denk aan statusupdates in de Mijn-omgeving, dienstverlening op basis van levensgebeurtenissen en proactieve signalen — bijvoorbeeld herinneringen rondom paspoortaanvragen.

AI zal daarin een steeds grotere rol spelen. Slimme technologie kan helpen signaleren wat een inwoner nodig heeft, mogelijk zelfs voordat iemand zelf contact opneemt.

De toekomst die voor ogen staat is er één waarin iemand die een huwelijk aanvraagt realtime de status kan volgen, of waarin een uittreksel automatisch wordt bijgewerkt na een verhuizing.

“Iemand die een huwelijk aanvraagt, zou direct zijn status willen zien. Of een uittreksel dat automatisch wordt bijgewerkt bij een verhuizing. Dat is waar we naartoe willen.”