Van migratie tot samenwerking: zo pakte gemeente Heerenveen de overstap naar vrijBRP aan
Een geboorteaangifte, het melden van een voorgenomen huwelijk of geregistreerd partnerschap, of een aangifte van een overlijden; inwoners van gemeente Heerenveen regelen het inmiddels gemakkelijk online vanuit huis. Deze e-diensten van vrijBRP zijn in het belang van burgers ontwikkeld. Ze komen tegemoet aan hun behoefte om online zaken te regelen met de overheid.
Een nieuw BRP-systeem implementeren: voor veel gemeenten een spannend traject. Niet alleen vanwege de techniek, maar juist vanwege de impact op het team én de inwoners. In deze aflevering van de Shift2-podcast vertelt Ria Soet, teamleider burgerzaken en publieksvoorlichting bij gemeente Heerenveen, openhartig over hun overstap naar vrijBRP.
De aanleiding: van lokale installatie naar de cloud
Heerenveen wilde de stap maken naar een cloudoplossing. Toen ook de vorige leverancier aangaf te stoppen met hun applicatie, werd een aanbesteding onvermijdelijk. VrijBRP kwam als beste uit de bus dankzij het heldere implementatieplan, de gebruiksvriendelijke applicatie én het persoonlijke contact. "We hadden direct vertrouwen in de mensen achter vrijBRP", vertelt Ria. "Sommige mensen kende ik zelfs nog uit de GBA-tijd."
Het geheim? Een betrokken team
De implementatie werd bewust geen managementfeestje. “We hebben het samen gedaan,” zegt Ria. Het team werd opgedeeld in werkgroepen rond thema’s als processen, huwelijken of adresonderzoek. Zo had vrijwel iedereen een eigen rol. Er werd intensief kennis gedeeld, iets waar gemeente Heerenveen al jaren op inzet. “We hadden net op tijd een vakvolwassen team opgebouwd, met veel kennis in huis. Daar plukken we nu de vruchten van.”
Samen vieren, samen groeien
Nog vóór de implementatie werd bekend wie de leverancier werd, en dat werd gevierd. Ook de livegang in september werd kort gevierd. "We gingen om 10:00 uur open, hielden een kort woordje, en er was gebak! Voor inwoners was het business as usual. Ze merkten niks van de overstap."
Van hands-on samenwerking tot korte lijntjes
De nauwe samenwerking tussen Heerenveen en Shift2 (implementatiepartner van vrijBRP) maakte een groot verschil. Consultant Thomas was vrijwel continu aanwezig, en de lijnen waren kort: “Er was geen ‘wij en zij’. We deden het écht samen.” Ook de functioneel beheerder (nieuw in het vakgebied) werd stevig meegenomen en groeide snel in zijn rol.
Lessen en tips voor andere gemeenten
De overstap ging niet zonder hobbels. Zo bleek achteraf dat het doortesten van de hele keten (inclusief berichtenstromen) nog beter kon. “Dat zou ik echt meegeven aan andere gemeenten: test de volledige keten, van BRP tot sociaal domein.” Verder benadrukt Ria het belang van teamontwikkeling: “Investeer in vakvolwassenheid. De kennis en betrokkenheid van je team maakt het verschil.”
Resultaten: meer efficiëntie, minder handwerk
De grootste winst zit voor Heerenveen in de nieuwe e-formulieren. Waar vroeger veel met zelfgebouwde, handmatige oplossingen werd gewerkt, zorgt vrijBRP nu voor professionele en goed afgestemde e-diensten. Vooral het huwelijksproces is een stuk efficiënter geworden: minder handmatig werk, betere gegevensinvoer, en dus sneller schakelen. "En ja, sommige dingen kosten meer kliks, maar andere processen lopen weer veel soepeler."
Cultuur als fundament voor succes
Wat opvalt in dit klantverhaal is de cultuur binnen het team. Heerenveen werkt zonder harde scheiding tussen front- en backoffice: “Wij zijn één team.” Een aanspreekcultuur, gecombineerd met onderlinge betrokkenheid, bleek essentieel voor de soepele overstap. “Het mag best knallen, als je maar samen de deur uit loopt.”
